外国人スタッフが入社したときの手続きについて

外国人スタッフが入社したときは、日本人スタッフが入社したときと同じように手続きが必要です。

外国人であっても社会保険の適用条件を満たしていれば加入させなければいけません。

外国人であっても日本で働いていれば労働関係法令は適用されます。

外国人だから、という理由で区別をすることはできません。

有給取得や昇給の機会など待遇面も、日本人スタッフと同じ扱いをしなければいけません。

なお退社時の手続きについてはこちらをご覧ください。

入社時の手続きについて

無事就労ビザが許可されると雇用が開始されます。

海外にいる外国人を日本に呼ぶ場合、住所地の届出から始めてください。

住む場所が決まったら、14日以内にお住まいの市区町村に届出をします。

銀行口座開設や電気、ガス等の契約、携帯電話の契約なども必要ですが、外国人一人では難しいこともあります。

必要に応じてサポートをして下さい。

次に会社側は社会保険や住民税等のの手続を行います。

すでに日本にいる外国人を雇用する場合、住まいの確保などはできていることが多いため、社会保険等の手続きから始めても大丈夫でしょう。

社会保険や税金等の手続は日本人スタッフが入社したときと同じ手続きになります。

雇用保険被保険者資格取得届のハローワークへの提出は義務となりますので、忘れないようにしてください。

事前の説明が大切です。

外国人スタッフを雇用する場合は、事前に労働条件をしっかり説明しておきましょう。

給与や勤務時間、休日についてはもちろんですが、日本では珍しくないような習慣が彼らにとっては理解できないときもあります。

例えば、従業員が持ち回りで事務所の掃除を行っている事業所は日本では珍しくないですが、海外では掃除は専門のスタッフがいて他のスタッフは掃除をしない、という職場もあります。

そのため従業員同士で掃除したり、ゴミ捨てに行っていることに気付かず、職場で浮いてしまう可能性もあります。

これも事前に説明しておけば問題にならずに済むことです。

日本人であれば暗黙の了解で行っていることも、しっかりと説明しておきましょう。

給与から引かれるお金について。

日本では社会保険や所得税など、給与天引きになるものがあります。

その中でも特に彼らが驚くのが住民税です。

住民税は初年度は引かれず、2年目以降に天引きとなります。

そのため「2年目に給料が下がった」と感じることがあります。

外国人スタッフも日本で働く以上は日本の制度について自ら調べる必要はありますが、まずは会社に聞いてくることもあります。

もし聞かれた場合は説明をしてあげてください。

次に年金についてです。

社会保険は条件を満たしていれば強制的に加入させられます。

社員が拒否をしても、事業主は必ず加入させなければいけない制度です。

これは外国人であっても同様です。

しかし、中には「将来は国に帰るから年金は払いたくない」と言ってくるケースもあるようです。

途中で帰国する場合には「脱退一時金」という制度があり、全額ではありませんが、お金が支払われます。

また年金を払っているかどうかは永住の申請にも影響を及ぼします。

社会保険は強制加入であること、外国人にとってもメリットはあることを説明し、加入手続きを取ってください。

ビザの更新について

外国人のビザは、永住を除いて在留期限が定められており、期限前に更新手続きをしなければなりません。

外国人本人に任せている、という話も聞きますが、外国人本人が忘れていることもあります。

雇用主側でも気を付けるようにしてください。

また更新には法定調書合計表など、会社が用意する書類もあります。

決められた書類がないと更新できないこともありますので、必要書類の提出には協力してください。

配置転換などによる仕事内容の変更について

就労ビザは、その種類や外国人の経歴などにより、できる仕事の範囲が決められています。

一度ビザが許可されれば、どんな仕事をさせても大丈夫、ではありません。

仕事の内容によっては範囲外となってしまい、変更手続きが必要だったり、場合によっては更新ができなくなることもあります。

十分ご注意ください。